Качественное обслуживание клиентов – это залог развития любого бизнеса. Но в наши дни всем компаниям приходится развиваться в условиях сильной конкуренции. И далеко не у всех есть средства на организацию собственной службы поддержки и подбор опытных операторов. А ведь принимать звонки от клиентов и отвечать на них все равно нужно. К счастью, сегодня существует такая услуга, как виртуальный офис. Виртуальный офис – это возможность получения престижного бизнес-адреса со всеми сопутствующими услугами: приемом входящих и совершением исходящих звонков, а также обработкой всей поступающей корреспонденции.
Что нужно знать о работе виртуального офиса?
Виртуальный офис – это удаленно нанятые сотрудники колл центра, которые занимаются выполнением тех же обязанностей, что и обычные операторы: они отвечают на поступающие звонки, консультируют клиентов, совершают холодный обзвон по базе контактов.
Как работает виртуальный офис? Когда в вашу компанию обращается клиент (звонит по телефону, отправляет письмо на электронную почту, обращается в чат поддержки и т.д.), сотрудник колл центра принимает обращение. Он внимательно выслушивает клиента, разбирается с его вопросами и либо самостоятельно отвечает на них, либо переводит звонок на компетентного специалиста вашей компании.
При заключении договора о сотрудничестве с колл центром очень важно определиться с рабочим временем виртуального офиса. Он может работать как по определенным рабочим часам, например, с 9 до 18, так и круглосуточно. Если виртуальный офис будет работать круглосуточно, то ни одно обращение в вашу компанию не останется без внимания. Но чаще всего часы работы виртуального офиса совпадают с рабочим временем компании. Разве что выделяется дополнительная круглосуточная горячая линия, обслуживанием которой занимается несколько операторов, чтобы в случае чего ваши клиенты все равно могли в любое время суток получить ответ на нужный вопрос.
Что выбрать: виртуальный офис или собственную службу поддержки?
Сегодня услугами виртуального офиса пользуются как только открывшиеся компании, так и большие организации. Виртуальный офис также будет очень актуален для компаний, работающих одновременно в нескольких регионах.
Как же узнать, что будет выгоднее для вашей компании: виртуальный офис или собственная служба поддержки? Чтобы ответить на этот вопрос, вам нужно посчитать, сколько в среднем обращений в день поступает в вашу компанию, а также в какое время обычно клиенты обращаются к вам. Далее необходимо посчитать, сколько операторов вам понадобится для обработки всех поступающих обращений. И уже после этого нужно посчитать расходы на наем и зарплату операторов, покупку необходимого офисного оборудования и аренду помещения. Сравните получившуюся цифру с ценой виртуального офиса. В большинстве случаев услуги виртуального офиса будут стоить намного дешевле, чем организация собственной службы поддержки. Поэтому вам остается только принять правильное решение – воспользоваться услугами виртуального офиса.
Обратный звонок